Unsere Leistungen
In welchen Bereichen wir Sie unterstützen!
- Mieterbeziehungen: Betreuung der Mieter, Beantwortung von Fragen, Lösung von Problemen und Bearbeitung von Reparaturanfragen
- Instandhaltung und Reparaturen: Planung, Überwachung und Durchführung von Wartungsarbeiten, Reparaturen und Renovierungen, um den ordnungsgemäßen Zustand der Immobilie zu erhalten.
- Budgetierung und Finanzmanagement: Erstellung und Verwaltung von Budgets für Betriebskosten, Mieteingänge und Ausgaben im Zusammenhang mit der Immobilie.
- Verwaltung von Dienstleistern: Auswahl, Beauftragung und Überwachung von Dienstleistern wie Hausmeistern, Reinigungsunternehmen und Handwerkern.
- Dokumentation und Berichterstattung: Führen von umfassenden Aufzeichnungen über Mietverträge, Ausgaben, Einnahmen und alle relevanten Vorgänge.
- Belegsortierung und Erfassung: Sortieren und Organisieren von Belegen wie Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelegen, um sie für die Buchung vorzubereiten.
- Belegprüfung: Überprüfung der Belege auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Transaktionen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen vorhanden sind.
- Belegdatenerfassung: Eingabe der Daten aus den Belegen in das Buchhaltungssystem, wobei die Transaktionen den entsprechenden Konten zugeordnet werden.
- Kontenabstimmung: Überprüfung, ob die erfassten Transaktionen den Kontensalden entsprechen und ob Unstimmigkeiten oder Fehler korrigiert werden müssen
- Dateneingabe und -verarbeitung: Gewissenhafte Eingabe von Transaktionsdaten, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsbasis genau und verlässlich ist.
BackOffice
- Verwaltung und Organisation: Verantwortlich für allgemeine organisatorische Abläufe, wie Terminkoordination, Dokumentenverwaltung, Posteingang und -ausgang sowie die Aufrechterhaltung eines effizienten Büromanagements.
- Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und Korrespondenz, um die Kommunikation zwischen internen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und anderen Partnern sicherzustellen.
- Personalwesen: Unterstützung bei der Personalverwaltung, wie z.B. Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Lohnabrechnungen.
- uvm.
Prozessoptimierung
- Prozessanalyse: Detaillierte Untersuchung bestehender Abläufe, um Schwachstellen, Engpässe oder ineffiziente Schritte zu identifizieren.
- Datenanalyse: Sammeln und Analysieren von relevanten Daten, um Einblicke in die Leistung der Prozesse zu gewinnen und Entscheidungen auf einer soliden Grundlage zu treffen.
- Identifikation von Verbesserungspotenzialen: Ermitteln von Bereichen, in denen Prozesse optimiert werden können, sei es durch Reduzierung von Verschwendung, Beschleunigung oder bessere Ressourcennutzung.
- Entwicklung von Optimierungsstrategien: Erarbeiten von Plänen und Ansätzen zur Verbesserung der identifizierten Prozesse, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität steigern.
- Umsetzung von Veränderungen: Einführen von Veränderungen in den Prozessen, sei es durch Anpassung von Arbeitsabläufen, Technologieeinführung oder Schulungen für Mitarbeiter.
- uvm.
FAQ
Welche Erfahrung haben Sie in der Verarbeitung von Geschäftskorrespondenz und der Verwaltung von E-Mails?
Wir verfügen über umfassende Erfahrung in der Verarbeitung von Geschäftskorrespondenz und E-Mails. Wir werden Ihre E-Mails effizient filtern, wichtige Nachrichten priorisieren und bei Bedarf entsprechende Aktionen durchführen. Wir können auch den Entwurf von professionellen E-Mails, die Bearbeitung von Dokumenten und die Kommunikation mit Kunden oder Partnern übernehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation reibungslos verläuft.
Können Sie Unterstützung bei der Buchhaltung, wie Rechnungsstellung und Abrechnungen, bieten?
Ja, wir können Ihnen bei verschiedenen Aspekten der Buchhaltung helfen. Das umfasst die Rechnungsstellung an Kunden, das Verfolgen von Zahlungseingängen, das Erstellen von Abrechnungen für Dienstleistungen oder Produkte und die Pflege von Aufzeichnungen über finanzielle Transaktionen. Wir werden sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung akkurat und organisiert ist, um eine transparente Finanzverwaltung zu gewährleisten.
Wieviele Ansprechpartner habe ich?
Nur einen! Sie bekommen eine virtuelle Assistentin als direkt Ansprechperson zugewiesen, die sich um die Erledigung der Aufgaben kümmert und den Überblick über die To dos behält.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Dokumenten und Daten um, um die Datensicherheit zu gewährleisten?
Der Schutz vertraulicher Dokumente und Daten hat für uns höchste Priorität. Ich werde strenge Sicherheitsprotokolle einhalten, um sicherzustellen, dass alle sensiblen Informationen sicher aufbewahrt und übertragen werden. Das beinhaltet die Nutzung von sicheren Cloud-Speicherlösungen, die Verwendung von Passwortschutz und Verschlüsselung sowie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -bestimmungen.
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Welche Schritte würden Sie unternehmen, um den Arbeitsfluss im Backoffice zu verbessern?
Um den Arbeitsfluss im Backoffice zu verbessern, würden wir eine umfassende Analyse der bestehenden Abläufe durchführen. Ich würde Engpässe, zeitraubende Aufgaben und potenzielle Fehlerquellen identifizieren. Dann würde ich Automatisierungs- und Optimierungsmöglichkeiten evaluieren, um manuelle Schritte zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Die Implementierung von Tools, Vorlagen und Workflows würde den Arbeitsfluss rationalisieren und sicherstellen, dass Ihre Backoffice-Aufgaben effektiver erledigt werden.
Wie gehen Sie bei der Verwaltung von Mietverträgen und Mieteranfragen vor?
Wir werden die Verwaltung von Mietverträgen übernehmen, indem wir Mietverträge erstellen, verlängern oder ändern und alle relevanten Informationen festhalte. Bei Mieteranfragen stehen wir als erster Ansprechpartner zur Verfügung, beantworte Fragen, reiche Anfragen an den Vermieter weiter und sorge für eine reibungslose Kommunikation zwischen beiden Parteien.
Können Sie Unterstützung bei der Budgetierung und Überwachung der Betriebskosten bieten?
Ja, wir können Unterstützung bei der Budgetierung und Überwachung der Betriebskosten bieten. Wir werden die laufenden Ausgaben für die Immobilien verfolgen, Budgets erstellen, Ausgabenkategorien überwachen und regelmäßige Berichte erstellen, um sicherzustellen, dass die Betriebskosten im Rahmen bleiben.
Wie gehen Sie mit unvorhergesehenen Situationen wie Notfällen oder Krisen im Zusammenhang mit Immobilien um?
Bei unvorhergesehenen Situationen wie Notfällen oder Krisen im Zusammenhang mit Immobilien werden wir sofort reagieren. Wir werde den Kontakt mit Dienstleistern oder Handwerkern herstellen, um Probleme zu lösen, Reparaturen zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Sicherheit und Integrität der Immobilie gewahrt bleibt. Wir werden auch die Kommunikation mit Mietern oder Eigentümern über den Status der Situation aufrechterhalten, um Transparenz und Beruhigung zu gewährleisten.
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